Styrelsens uppdrag är att bereda olika frågor, förvalta de beslut som årsmötet fattat, leda föreningens arbete samt att representera föreningen i olika sammanhang.
Varje ledamot har ett stort ansvar för föreningens verksamhet. Därför är det centralt att styrelseledamöterna känner sig engagerade i föreningens verksamhet och är beredda att lägga tid och energi för att leda delar av föreningens arbete. Det är mycket viktigt att de som blir valda till styrelseledamöter känner till vad deras uppdrag är och vilket ansvar de har gentemot medlemmarna.
Ansvarsområden idag (2016) är förutom nedan beskrivna roller
- Grönområden – träd och planteringar se vårdplanen
- Bollplan och lekplatser
- Upprustning av garagen
- Asfaltytor och kantsten
- Vatten och avlopp utanför fastighetens koppling till Samfälligheten och till Roslagsvattens koppling
- Belysning,
- Vinter- och sommarunderhåll,
- Infrastruktur för fiber, grundavgift för TV,
- Försäkringar och styrelsearvoden mm
Ordförande
Överlämning vid byte av ordförande
Fysisk material
- HP skrivare
- Aktuella avtal
Rollbeskrivning
Ordförandens roll är att leda styrelsen, vara sammankallande till möten och har huvudansvaret för styrelsens arbete.
Ordförande firmatecknare och delar detta ansvar idag med kassören. Att teckna föreningens firma innebär att man har rätt att skriva underavtal och andra kontrakt i föreningens namn.
Förvalta och förbereda
Ansvarar för att de beslut som årsmötet och styrelsen fattar blir genomförd. och ska se till att någon inom styrelsen, en ideell ledare eller anställd verkställer besluten. Att delegera uppgifter innebär att styrelsen väljer att ge en eller några ledamöter ansvar för en viss uppgift och ta löpande beslut i frågor som berör den aktuella frågan. Tänk på att styrelsen har ett kollektivt ansvar för föreningens arbete. När styrelsen delegerar ansvar till en person innebär det att den ledamoten tar beslut för styrelsens räkning. Dessa beslut får sedan hela styrelsen stå till svars för.
Vice ordförande
Vice ordförande tar över ordförandeposten när ordförande har fått förhinder och inte kan närvara, idag kassör.
Underskrift av avtal
Uppsägning av avtal
- Vinterväghållning
Begära in offerter
Elleverantör
EON
Vatten, avlopp
Roslagsvatten
Norrort
SEKRETERARE
Överlämning vid byte av Sekreterare
Fysisk material
- Pärmar med undertecknade original protokoll
- Skrivare – HP
- Nycklar till anslagstavlorna
- Stämpel ”Överensstämmer med originalet intygas” Inför årsmötet
Boka lokal
Årsmöte och konstituerande möte
- Sammanställ verksamhetsberättelsen tillsammans med övriga styrelseledamöter som varit ansvariga för en specifik uppgift ex trädgård, lekplatserna, garagen mm. Slutligen jämför med planen vad som gjort och inte gjorts och varför. Årsmötet ska godkänna.
- Skicka ut kallelse inkl samtliga bilagor till samtliga medlemmar senast 6 veckor innan årsmötet
- Årsmötesprotokoll och konstituerande protokoll ska skickas till banken – idag Nordea, görs tillsammans med kassören.
- Årsmötesprotokoll och konstituerande protokoll ska skickas Lantmäteriet, samtliga kopior ska vara bestyrkta. Ta ut ”Ändringsanmälan” från Lantmäteriets hemsida.
- OBS! Ändringar av stadgarna ska anmälas till Lantmäteriet och måste fattas av stämman
Styrelsemöte
- Ta protokoll enligt standard, anslå på anslagstavlan samt skicka det till ansvarigt ”redaktör” för hemsidan.
- Arkivering
Värdefulla handlingar såsom styrelseprotokoll, verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner sparas i föreningen. (Sekreteraren bör ha ett system som underlättar för medlemmar och kommande styrelseledamöter i föreningen att hitta historiska handlingar om föreningens verksamhet. Om föreningen ansöker om bidrag från kommunen ställs vanligtvis kravet att underlaget, t.ex. närvarokort, som ska sparas i föreningen under en viss tid. ?????? )
Ordlista
”Per Capsulam” beslut innebär att styrelsen fattar beslut utanför ordinarie styrelsemöte.
KASSÖR
Överlämning vid byte av Kassör
Fysisk material
- Skrivare – Samsung för massutskrift
- Genomgång av nedanstående
Kassörens uppgift är att
- Lämna in anmälan för att e-deklarera till skatteverket
- göra in- och utbetalningar för Söra Södra samfällighet
- pricka in- och utbetalningar mot Plusgirotkontots redovisning
- sammanställa underlag för budget
- lämna in underlag – pärmarna – till Mårtenssons för balans- och resultatrapport i juli och jan
- redovisa utfall för styrelse och samfällighet
- skicka in kontrolluppgifter för styrelsen och ev säsongsanställda
- betala skatter och arbetsgivaravgifter till Skatteverket
- BGNR 5050-1055
- Referensnummer ”1671641738122” som är ”16vårt organisationsnummer2”
- Belopp skatt och arbetsgivaravgift summerat eller enskilt matchas mot kontrolluppgifterna, dvs det räcker med en inbetalning för samtlig arvoden o löner.
- Sammanställ arbetsgivardeklarationen som skickas till ordföranden för underskrift
- Fyll i kontrolluppgifter för varje person som fått arvode eller lön antingen via hemsidan eller papper som skickas in. Kolla för säkerhetsskull att beloppen stämmer överens med inbetalade skatter!!
- Vid obetalda samfällighetsavgifter ska ansökan verkställande göras hos Kronofogden
- Fyll i blankett 9012 (begär verkställighet) se ex. i kassörspärmen följande ska ingå årsfakturan, påminnelser, debiteringslängd samt stämmoprotokoll.
Skicka till adress Kronofogdens Inläsningscentral; SUPRO Visby FE-7505; 10581 Stockholm
Vid byte av kassör ska följande göras för användare av Nordea Internetbanken Företag samt Skatteverket:
Nordea:
Vid överlämningen ska följande ingå
- pärmarna med in-och utbetalningar
- USB-stickan med allt av värde på för kassören
Kontakta vår bankman på Nordea idag 2015-13-14 Niklas Lindberg som hjälper oss så att det går snabbt att byta kassör.
Om kassören är kund i Nordea kompletteras behörigheten på Nordeas visakort i annat fall behöver kassören ett ”inloggningskort”. Ordföranden ska ha tillgång till konton på Nordea men enbart ”titt”-behörighet.
- Betalkort ska enbart kassör och ordförande ha.
- För avgående kassör ska behörigheten tas bort i samma stund som nu kassör har tillgång till kontona.
Underlag som fyllas i och som erhålls från kundansvarig:
Läs igenom 9153 – villkor internetbanken
- Fyll i blankett 9336-användare och behörigheter
En blankett per användare behövs fyllas i samt en blankett för borttag av användare i Internetbanken Företag (blanketten ”Användare och behörigheter”).Tillsammans med blanketterna bifogas kopia på protokollsutdrag och stadgar som underlag.
Följande information behöver framgå i protokollet:
– Föreningens fullständiga namn
– Datum för mötet
– Styrelsens sammansättning
– Valda företrädare för föreningen, namngivna personer
– Justering av protokollet
– Protokollet bevittnas av en person
Bifoga även kopia på ID-handling (till exempel pass eller körkort) av företrädare/firmatecknare som undertecknar blanketten. Denna skall vara intygad av en person med adress eller telefonnummer. Kontrollera att giltighetstiden inte gått ut.
Alla handlingar skickas till:
Nordea
P1608
105 71 Stockholm
Har du frågor ring Kundcenter Företag Telefon 0771-350 360 vardagar 08.00-20.00 och helger 10.00-17.00.
Skatteverket
- Fyll i blankett deklarationsombud så att det går att deklarera via Skatteverket.se
- Ta bort tidigare behörigheter för att deklarera
Kronofogdeärende
Om avgiften inte betalas i tid ska ärendet skickas till kronofogden för verkställighet
Personnummer är öppen information som erhålls från Länsstyrelsen där man informerar presenterar varför man behöver detta.
Kronofogden ska ha ärendet samt bilagor:
- årsfaktura,
- påminnelser
- debiteringslängd
- stämmoprotokoll